Dijital Proje Briefi Nasıl Hazırlanır?
Servet Karakurt · Yayımlanma:
Web sitesi veya dijital proje için brief hazırlarken iş hedefini, kullanıcı görevini, içerikleri, kapsamı ve kabul koşullarını nasıl netleştirebilirsiniz?
Bir dijital proje briefi, işletmenin neye ihtiyaç duyduğunu ve projenin hangi koşullarda başarılı sayılacağını açıklayan çalışma çerçevesidir. Hazırlık aşamasında bütün teknik ayrıntıları bilmeniz gerekmez. Esas ihtiyaç, hedefi, kullanıcıyı ve alınacak kararları anlaşılır biçimde tarif etmektir.
Önce yapılacak işi ve iş hedefini ayırın
“Yeni bir web sitesi istiyoruz” bir teslimat tanımıdır. Sitenin hangi işletme sorununa çözüm getireceği henüz belli değildir. Ürün bilgilerinin güncel tutulması, farklı hizmetlere gelen başvuruların ayrılması veya kurumsal satın alma ekiplerinin gerekli belgeleri kolayca bulması birer somut amaç olabilir.
Briefte hedefi tek bir ana cümleyle yazın. Ardından bu hedefin nasıl değerlendirileceğini belirtin. Ölçütün mutlaka satış artışı olması gerekmez; doğru bölüme ulaşan başvuru, eksiksiz ürün kaydı veya tamamlanabilen bir işlem de proje kabulünde anlamlı olabilir. Henüz doğrulanmamış beklentileri mevcut durumun kanıtı gibi yazmayın.
Kullanıcının tamamlayacağı görevleri tarif edin
Hedef kitleyi yalnız yaş veya sektör listesiyle anlatmak çoğu projede yeterli olmaz. Ziyaretçinin ne öğrenmek istediği, hangi cihazı kullandığı ve karar vermek için hangi bilgiyi aradığı daha doğrudan tasarım girdisidir.
Örneğin kurumsal bir ziyaretçinin görevi hizmet kapsamını anlamak, başvuru koşullarını görmek ve doğru kişiye ulaşmak olabilir. Mevcut müşterinin görevi ise hesabına girmek, proje durumunu görmek veya destek talebi oluşturmaktır. Bu görevlerin farklı olduğunu baştan belirtmek, tek ekrana gereğinden fazla amaç yüklenmesini önler.
Gerçek müşterilerden gelen sorularınız varsa kişisel bilgileri çıkardıktan sonra paylaşın. Varsayım olarak hazırlanan örnekleri araştırma bulgusu diye sunmayın. Araştırma gereksinimi varsa katılımcı, zaman ve onay sorumluluğunu proje planına ayrıca ekleyin.
İçerik ve veri sahiplerini belirleyin
Projelerin önemli bir bölümü içerik beklediği için yavaşlar. Logo dosyasının, hizmet açıklamasının veya ürün fiyatının kimden geleceği belli değilse tasarım takvimi tek başına çözüm sağlamaz.
Briefte her içerik grubunun sahibini, mevcut durumunu ve beklenen teslimini belirtin. Hazır metinlerle yeniden yazılacak metinleri ayırın. Fotoğraf ve belgelerin yayın hakkını kontrol edecek kişiyi belirleyin. Kişisel veya gizli bilgilerin doğrudan örnek dosyalara eklenmesini önleyin; mümkün olduğunda temsili veri kullanın.
Bir bağlantı gereksinimi varsa yalnız ürün adını yazmak yerine hangi bilginin hangi sisteme aktarılacağını anlatın. “CRM bağlantısı” yerine “İletişim formu gönderildiğinde başvuru kaydı oluşturulmalı ve hizmet seçimi ilgili alana yazılmalı” ifadesi daha değerlendirilebilir bir başlangıçtır.
Kapsamı ve kapsam dışında kalan işleri yazın
Sayfa listesi, düzenlenebilir alanlar, kullanıcı rolleri ve gerekli bağlantılar teslim kapsamını somutlaştırır. Bunun yanında kapsam dışında kalan işleri de yazın. Alan adı bedeli, fotoğraf çekimi, içerik çevirisi, veri temizliği ve sonradan istenecek yeni modüller farklı maliyet kalemleri olabilir.
Revizyonu da tanımlayın. Onaylanmış bir ekranın küçük düzenlemesiyle yeni bir işlev talebi aynı iş değildir. Onay aşamalarının ve değişiklik değerlendirmesinin nasıl yürütüleceğini bilmek hem bütçeyi hem takvimi daha öngörülebilir hale getirir.
Kabul koşullarını gerçek senaryolarla hazırlayın
“Modern ve hızlı olsun” yön gösterir, ancak tek başına test edilebilir bir kabul koşulu değildir. “Ziyaretçi telefondan hizmet seçip başvuru gönderebilmeli, kayıt yetkili panelde görünmeli ve gönderim sonucu açıkça bildirilmeli” daha somut bir senaryodur.
Başarı yolunun yanında hataları da düşünün. Eksik alan, süresi geçmiş bağlantı, yanlış parola ve erişim yetkisi bulunmayan kayıt gibi durumlarda ne olacağı açıklanmalıdır. Güvenlik ve kişisel veri gereksinimleri en sona bırakılmamalı; toplanan alanların amacı ve erişecek kişiler başlangıçta belirlenmelidir.
Karar düzenini ve teslim sonrasını netleştirin
Geri bildirimleri toplayacak tek bir proje sorumlusu belirleyin. İçerik, tasarım ve teknik onayların kim tarafından verileceğini açıklayın. Birden fazla kişinin birbiriyle çelişen talebini aynı anda uygulamaya çalışmak yerine ortak kararın nasıl oluşacağını yazın.
Son olarak yayın sonrasını planlayın: içerikleri kim güncelleyecek, sorun bildirimi hangi kanaldan yapılacak, bakım hangi işleri kapsayacak ve yeni talepler nasıl değerlendirilecek? Bu soruların cevabı, sitenin yalnız teslim günü çalışmasını değil, sonraki dönemde de yönetilebilir olmasını destekler.
Briefin uzunluğu yerine açıklığına odaklanın. Cevabı henüz bilinmeyen alanları açık soru olarak bırakmak, varsayımı kesin bilgi gibi sunmaktan daha yararlıdır. İyi bir başlangıç dosyası, keşif görüşmesinde doğru soruların sorulmasına ve somut bir teklif hazırlanmasına yardım eder.
İçerikle ilgili düzeltme veya bilgi talebinizi iletişim sayfamızdan paylaşabilirsiniz.